Le processus d’accueil et d’intégration dans une entreprise, également appelé “onboarding”, vise à informer et à intégrer les nouveaux collaborateurs. Cette phase doit être envisagée avec soin au sein de l’entreprise. Elle est en effet le premier échelon du bien-être au travail et donc du succès des équipes.
Prendre le temps de l’accueil et de l’intégration
En théorie, le processus d’accueil et d’intégration est un processus relativement simple. L’appliquer tombe a priori sous le sens. Pourtant, dans la pratique, il est très fréquent que les nouveaux arrivants soient au mieux directement mis au travail, au pire laissés dans leur coin. Faute de temps ou d’expérience, par méconnaissance du mécanisme…
Quelle qu’en soit la raison, négliger l’intégration des nouveaux collaborateurs est une erreur fondamentale. Car cette négligence finit toujours par créer du mal-être et peut coûter cher à l’entreprise.
Dans un monde parfait, tout nouvel arrivant devrait ainsi recevoir des informations sur les politiques et procédures internes, les valeurs et l’organigramme. Cette information sur les modes d’organisation constitue en quelque sorte le kit de base de l’accueil. Ensuite, il s’agit de s’assurer que cette personne s’intègre. À ce stade, il importe de s’assurer qu’elle dispose de tout ce dont elle a besoin pour effectuer correctement ses tâches. Un processus qui, évidemment, ne se fait pas en une seule fois.
Différentes étapes, à franchir pas à pas
L’intégration de nouveaux collaborateurs se déroule en plusieurs étapes. C’est assez logique : une personne qui arrive dans une entreprise doit s’habituer à un nouveau contexte, rencontrer de nouvelles personnes et bien comprendre sa nouvelle fonction. Ce dernier point (bien comprendre sa nouvelle fonction) est peut-être d’ailleurs la partie la plus importante de tout le processus. Lorsqu’une personne comprend parfaitement ce que l’on attend d’elle, elle est non seulement plus efficace mais aussi plus satisfaite.
Et, corrélé à ce qui précède, il est tout aussi important qu’un nouveau collaborateur comprenne en quoi son travail contribue à l’objectif global de l’entreprise. Cette vue d’ensemble donne du sens au travail qui doit être accompli et valorise la personne qui le réalise. Ajoutons tout de suite que ceci n’est pas réservé aux nouveaux collaborateurs. Quelle que soit l’ancienneté d’une personne, il convient de s’assurer qu’elle comprend sa tâche et l’impact de celle-ci sur l’entreprise.
La période d’intégration permet de s’assurer qu’une personne travaille bien et se sente bien dans l’entreprise.
L’intégration des nouveaux collaborateurs et son impact sur les performances
Pour beaucoup, la notion de performance résonne comme un vilain mot. Il est souvent lié dans l’imaginaire collectif à l’exploitation, au burn-out, aux travailleurs “pressés comme des citrons”.
Or, aujourd’hui, les modèles qui explicitent la notion de performance accordent une grande importance au bien-être de la personne. Un bien-être au travail qui passe notamment par le fait qu’elle est en capacité de gérer elle-même son travail, de prendre des décisions ou même d’innover et de proposer de nouvelles manières de faire.
En d’autres termes, la notion de performance du 21ème siècle est largement liée à la notion de qualité. Une qualité qui commence le premier jour de l’arrivée d’un nouveau membre au sein de l’équipe. Mal accueillie et mal intégrée dans son nouvel environnement de travail, une personne ne peut déployer son plein potentiel et ne peut donc pas être performante.
Augmenter le taux de rétention
De nombreuses études montrent aussi que la qualité de l’intégration des nouveaux collaborateurs influence fortement le taux de rétention au sein des entreprises. Pour le dire plus simplement, si le processus d’accueil et d’intégration est réalisé correctement, alors les personnes ont tendance à rester plus longtemps dans l’entreprise.
Tout ceci relève dans le fond du bon sens. Imaginez que vous arrivez dans une entreprise et que vous ne disposez pas du matériel nécessaire pour faire votre travail, que les consignes sont floues, que vous ne savez pas à qui vous devez vous adresser pour obtenir une information ou une validation…
En plus d’être complètement contre-productive et démoralisante, cette façon de faire envoie également un message paradoxal. En gros, et pour le dire platement, on dit à la personne : “ton travail, on s’en fout, on a d’autres choses plus importantes et plus urgentes à faire”. Un message implicite confirmé dans la pratique puisque rien n’a été préparé.
Plus l’onboarding est bien réalisé, moins la personne songera à quitter l’entreprise.
Qui doit prendre en charge l’accueil et l’intégration des nouveaux collaborateurs ?
Le processus d’onboarding est réalisé conjointement par deux acteurs majeurs du management des personnes au travail : le responsable des ressources humaines et le manager du nouvel arrivant.
En amont, le responsable des ressources humaines veille à décrire un processus d’intégration complet. Une fois décrit, le processus doit être appliqué. Les ressources humaines ont aussi la responsabilité d’informer et de former les managers. De la sorte, ces managers peuvent agir efficacement et en connaissance de cause pendant toute la période d’intégration.
L’intégration d’une personne au travail ne relève donc pas d’une seule personne ou d’un seul département. C’est un travail d’équipe réalisé en collaboration par les ressources humaines et les équipes de management.
Et que faire si la taille de l’entreprise ne dispose pas d’un département en charge des ressources humaines. Dans ce cas, le manager ou une personne qui aime accompagner ce type de processus peut assurer le suivi de l’onboarding. Questionnez vos collaborateurs afin de déterminer qui est susceptible d’assurer cette mission.
Comment définir votre trajet d’intégration ?
Le trajet d’intégration est en réalité propre à chaque entreprise. Il peut même y en avoir plusieurs au sein d’une même entreprise. Le trajet dépend en fait des départements, des équipes ou du travail que les personnes vont prendre en charge. Par exemple, dans certaines entreprises, il faudra former les nouveaux employés à des méthodes de gestion de la sécurité. Ailleurs, il faudra organiser leurs accès pour veiller, là encore, à une sécurité importante. Pour certaines entreprises, il faudra former les nouveaux collaborateurs à des produits ou des méthodes de travail spécifiques.
Pour concevoir votre trajet d’intégration, je vous propose de partir du résultat final auquel vous devez arriver à la fin du processus. Un résultat final qui doit nécessairement viser le bien-être et la performance de la personne.
Vous pouvez donc vous poser les questions suivantes :
- Quelles informations devons-nous communiquer sur le plan stratégique (mission, valeurs et objectifs de l’entreprise), opérationnel (description précise de la fonction et du résultat attendu) et organisationnel (organigramme, qui est responsable de quoi) ?
- Quels moyens devons-nous donner à une personne qui commence un nouveau travail dans notre équipe afin qu’elle puisse exécuter ses tâches dans les meilleures conditions ?
L’intégration des collaborateurs, on le voit, est indispensable. La bonne nouvelle, c’est que ce processus est facile à appliquer et en plus il apporte de nombreux bienfaits à l’entreprise et à ses collaborateurs.
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