Pour résoudre un problème récurrent ou ponctuel au sein de votre entreprise, inutile de foncer tête baissée. Avant de passer à l’action, il faut d’abord prendre le temps de la réflexion et oser l’innovation dans les solutions à mettre en œuvre. Si vous pensez que ces deux étapes de réflexion et d’innovation sont des pertes de temps, lisez ce qui suit. Passer à l’action, oui mais pas n’importe quand et pas n’importe comment.
Comprendre avant de se lancer
Proposer des solutions sans connaître l’objectif à atteindre ! S’il y a bien un phénomène que j’observe fréquemment, c’est celui-là. Un phénomène courant qui ne touche pas que l’entreprise. Dans la vie de tous les jours aussi, on rencontre cette tendance à passer directement à la phase “conseils”.
Faites le test. Parlez avec des amis d’un problème que vous vivez, vous allez voir à quelle vitesse les conseils fusent. Si vous annoncez par exemple que vous voulez faire régime et que vous ne savez pas comment vous y prendre, chacun va sortir ses meilleures recommandations.
Cependant, qui va penser à vous demander les raisons pour lesquelles vous souhaitez entreprendre un régime ? Qui va vous demander si vous visez une perte de poids rapide ou à long terme ? Si ce régime est obligatoire pour des raisons de santé ou simplement souhaité pour une question de look ? Pourtant, en fonction de l’objectif que vous souhaitez atteindre, les solutions à mettre en œuvre ne sont pas les mêmes.
La tendance à donner de “bons” conseils, sans analyse préalable du problème à résoudre ou des objectifs à atteindre est pratiquement un réflexe pavlovien.
Comprendre un problème récurrent, c’est s’attaquer à ses causes profondes
C’est un fait, notre premier réflexe nous porte souvent à donner des conseils voire des solutions, avant même de comprendre en détail la difficulté à solutionner. Pour éviter ce piège, je trouve particulièrement efficace d’utiliser la technique du codéveloppement lors de mes sessions d’accompagnement.
Dans cette technique, la première phase consiste à bien comprendre la problématique d’une personne. L’animateur joue ici un rôle essentiel. Surtout s’il s’agit d’un groupe qui n’a jamais fait de codéveloppement. Mais avec ou sans technique de codéveloppement, ce qui compte, vous l’aurez compris, c’est de procéder à une analyse préalable et en profondeur. Une analyse qui s’effectue en prenant de la hauteur afin de cerner avec justesse les causes du problème et ses impacts directs sur l’entreprise et ses collaborateurs.
Cette phase d’analyse et de compréhension est déterminante pour trouver une solution efficace. D’autant plus si le problème est récurrent. Si vous êtes confronté à un problème qui se répète en dépit de la mise en place de plusieurs plans d’action, il y a fort à parier que vous n’avez pas identifié correctement les causes profondes du problème. Vous avez fait disparaître, provisoirement, les symptômes sans vous attaquer aux causes profondes, à la partie immergée de l’iceberg.
Face à un problème récurrent, il ne sert à rien de prendre les mesures habituelles. Si le problème subsiste, il est évident que ces mesures sont inadaptées et donc inefficaces.
Impliquer les autres pour résoudre un problème plus facilement
Lorsque le constat est clair, lorsque la partie immergée de l’iceberg est visible, il est temps de passer aux mesures correctives. Pour mettre en place un plan d’actions qui s’attaque à la racine du problème, faites appel à l’équipe !
Face à des situations problématiques, il incombe en effet à chacun de trouver et de mettre en place des mesures correctives. Une responsabilité partagée non seulement par le dirigeant d’entreprise ou le manager mais aussi par toutes les personnes concernées par le problème.
Ce partage de responsabilité augmente l’implication parce qu’il donne de l’autonomie aux collaborateurs. De plus, lorsque des personnes contribuent à la recherche de solutions, elles sont plus susceptibles de s’engager dans leur mise en oeuvre.
Dirigeants, managers, membres des équipes… chacun peut avoir un rôle à jouer dans la résolution d’un problème.
Essayer de nouvelles solutions
Observez les entreprises qui progressent, vous remarquerez qu’elles corrigent les problèmes au fur et à mesure qu’ils surgissent et les corrigent de manière durable. Ce type d’entreprises adaptent constamment la manière dont elles travaillent et réalisent leur mission.
Un dirigeant d’entreprise m’a dit un jour qu’il avait fait évoluer sa manière de recruter et que cette évolution avait résolu un problème récurrent d’organisation interne. Aujourd’hui, après le départ d’un collaborateur, cette entreprise ne procède pas automatiquement à son remplacement. Les équipes prennent d’abord le temps de se réorganiser et de vérifier quel type de profil elles ont besoin pour mener à bien leur mission.
Impliquer les membres d’une équipe dans la recherche de solutions vous offre de nombreux bénéfices. En voici quelques-uns à titre d’exemples.
Les bénéfices de la collaboration pour résoudre un problème.
- Diversité des idées
Lorsque les membres de l’équipe sont impliqués dans la résolution des problèmes, ils apportent des perspectives et des idées différentes. Cette diversité de points de vue permet de trouver des solutions innovantes et créatives, qui n’auraient peut-être pas été envisagées autrement.
- Collaboration et échange
La résolution de problèmes en équipe favorise la collaboration et l’échange d’idées. Les membres de l’équipe peuvent travailler ensemble pour trouver des solutions, partager leurs connaissances et leurs compétences. Ils peuvent aussi apprendre les uns des autres.
- Engagement et motivation
Les membres de l’équipe que l’on consulte se sentent plus engagés et motivés à trouver des solutions efficaces. Ils ont le sentiment d’avoir un impact sur le résultat final et sont plus susceptibles de s’investir dans la mise en œuvre des solutions.
- Amélioration continue
La résolution de problèmes en équipe encourage une culture d’amélioration continue. Les membres de l’équipe sont encouragés à identifier les problèmes et à proposer des solutions, ce qui peut conduire à des améliorations constantes dans les processus et les pratiques de l’entreprise.
- Adaptation au changement
En impliquant les membres de l’équipe dans la résolution de problèmes, ils sont mieux préparés à faire face aux changements et aux défis futurs. Ils ont développé des compétences en matière de résolution de problèmes et d’adaptation, ce qui les aide à être plus résilients et innovants dans un environnement en constante évolution.
La systématique, un réel gain de temps sur le long terme
Pour conclure, je vous encourage grandement à mettre en place une systématique pour ne pas foncer tête baissée dès qu’un problème survient. Pour résoudre un problème, surtout si celui-ci est récurrent, prenez le temps de la réflexion et innovez.
Plus vous ferez l’exercice, plus il deviendra routinier et… plus vous gagnerez du temps. Car, oui, il est là le vrai grain de temps. Pas dans l’action immédiate mais dans l’analyse réfléchie de la situation et dans la mise en place de mesures correctives innovantes imaginées par toutes les personnes concernées.
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