Distinguer l’urgent de l’important et ne pas confondre urgence et fausse urgence sont des compétences cruciales pour un dirigeant ou un manager d’équipe. Le fait de tout considérer comme urgent peut en effet avoir des conséquences dangereuses : baisse de motivation, perte de productivité, épuisement des équipes… À l’inverse, trouver l’équilibre entre urgent et important peut faire progresser l’entreprise et améliorer le bien-être de ses collaborateurs.
L’urgence comme mode de fonctionnement
Il y a quelque temps, j’ai réalisé un audit dans une entreprise. Le dirigeant de cette entreprise m’avait appelé parce qu’il se sentait coincé. Il voulait augmenter son chiffre d’affaires et continuer à recruter du personnel mais il éprouvait beaucoup de difficultés à lancer et concrétiser ses projets.
En discutant avec les équipes, je me suis vite rendu compte qu’il y avait un élément perturbateur de taille dans cette entreprise. Un élément que j’appelle le syndrome de “la fausse urgence”. Lorsque ce syndrome touche une entreprise, le personnel organise en général son travail en fonction d’injonctions extérieures : coups de fil, e-mails ou demandes de clients.
Au sein de l’entreprise que j’ai auditée, le dirigeant était l’exemple type de la personne fonctionnant constamment dans l’urgence. Entre deux réunions avec des clients, des fournisseurs ou ses équipes, il répondait systématiquement et frénétiquement à ses mails, SMS et autres messages WhatsApp. Résultat : ce dirigeant fonctionnait au coup par coup et donc pratiquait un management de court terme.
Distinguer l’urgent de l’important
Or, le management à court terme est épuisant pour tout le monde et, qui plus est, totalement inefficace. Il est donc vital pour une entreprise de faire la part des choses.
Un sujet urgent peut avoir des conséquences négatives à très court terme s’il n’est pas traité de manière prioritaire. L’urgence demande une action rapide et prioritaire. Cependant, la plupart du temps, ce qui est urgent ne permet pas à l’entreprise de croître ou de devenir plus performante à long terme.
Un sujet important touche les fondamentaux de l’entreprise : son évolution, sa pérennisation, l’amélioration de la performance ou du bien-être des personnes. Les sujets importants demandent de la réflexion et de la planification pour les traiter en profondeur car ils ont des conséquences à long terme.
Un sujet urgent est un sujet qui a des conséquences négatives rapides et à court terme. Un sujet important est un sujet qui a des conséquences importantes, mais qui ne sont peut-être pas rapides.
Des instructions contre-productives
Reprenons notre urgence. Car, en plus de distinguer l’urgent de l’important, il convient également de ne pas confondre urgence et fausse urgence. Par exemple, on pourrait penser que dans un service d’urgence d’un hôpital, tout est urgent. Pourtant, ce n’est pas le cas. Une personne qui perd beaucoup de sang va être soignée sans délai car son pronostic vital pourrait être engagé. Une personne qui se présente avec une brûlure au bras mais ne risque en aucun cas de perdre la vie sera évidemment soignée le plus rapidement possible mais elle ne sera pas prioritaire.
Au sein de l’entreprise, c’est pareil. Sera considérée comme urgente toute question qui a des conséquences négatives à court terme si elle n’est pas traitée. Mais attention aux fausses urgences. En tant que manager ou dirigeant, vous avez tout intérêt à bien faire la distinction. Ne pas être capable d’identifier une réelle urgence peut en effet entraîner différents problèmes.
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Baisse de motivation et épuisement
Pensez que tout est urgent conduit à agir dans une précipitation constante. Vous risquez de vous épuiser et d’épuiser vos collaborateurs avec des “fausses” urgences qui n’exigent pas de traitement immédiat. Cette approche peut entraîner une baisse de motivation et un épuisement car elle ne permet pas de prioriser les tâches. De plus, cette forme de pression permanente peut créer un climat de stress nocif pour la qualité du travail et la satisfaction des collaborateurs.
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Manque de productivité
Si, en tant que manager ou dirigeant, vous êtes constamment dans l’urgence, les instructions que vous donnez ou les objectifs que vous fixez peuvent rapidement devenir contre-productifs. En passant d’une priorité à l’autre, vous augmentez les risques de répondre à des injonctions contradictoires. Cette approche est donc source de confusion et d’incertitude. Elle peut entraîner des pertes de temps et d’énergie.
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Mauvaises décision
Enfin, être constamment en mode urgent, c’est aussi courir le risque de foncer tête baissée sur un problème. Vous ne prenez donc pas le recul nécessaire pour adopter des mesures efficaces. Vous risquez des erreurs de jugement et des décisions hâtives qui peuvent avoir de lourdes conséquences à terme. Sans oublier les risques de conflits entre différentes priorités qui imposera de trancher, dans l’urgence (évidemment), sur celle à traiter en priorité.
Oublier l’urgence pour penser à long terme
On voit donc ici toute l’importance de pouvoir distinguer les vraies urgences, d’une part, et de trouver l’équilibre entre urgent et important, d’autre part. Par exemple, prévoir de recruter des ingénieurs pour un bureau d’études, sachant que ce sont des profils rares et recherchés, est une question importante mais pas urgente s’il faut les recruter dans les deux ans.
Sachant que les sujets importants contribuent à l’évolution de l’entreprise et à sa pérennisation, il est vital d’y consacrer du temps. Je vous conseille donc fortement de planifier des moments pour réfléchir à long terme. Profitez de ces temps de réflexion pour mettre en place des plans stratégiques, des plans d’action à long terme et des projets qui feront progresser votre entreprise, sa performance et le bien-être de vos employés.
Prendre le temps de traiter les sujets importants, de mettre en place des plans d’action et des stratégies adaptés permet à l’entreprise de se développer de manière durable.
La distinction entre urgent et important, une clé du management humain
En distinguant l’urgent de l’important, vous choisissez les vraies priorités. Vous vous concentrez sur les tâches qui ont un réel impact sur la réussite des équipes et le bien-être de vos collaborateurs. Ce faisant, vous posez les jalons nécessaires pour mettre en place un management humain au sein de votre entreprise.
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